Beschlussantrag:

 

Der Zuschlag für die Anmietung von 48 Multifunktionsgeräten wird für den Zeitraum 01.01.2024 bis 31.12.2028 zu einem Angebotspreis in Höhe von 331.086,80 Euro brutto an die Firma J.A. Hofmann Nachf. Bürofachmarkt Maintal GmbH, in 97080 Würzburg, erteilt.

 

 

1. Sachverhalt

Der Miet- und Wartungsvertrag für die Multifunktionsgeräte im Landratsamt läuft zum 31.12.2023 aus. Damit die Amtsgeschäfte weiterhin ordnungsgemäß erledigt werden können, müssen die Multifunktionsgeräte neu ausgeschrieben werden.

 

Die Ausschreibung fand in Zusammenarbeit mit der Firma ARW Interactive GmbH aus Nürnberg statt. Bei der Fa. ARW Interactive GmbH handelt es sich um ein Planungs- und Ingenieurbüro, das sich auf Ausschreibungen im Bereich der Multifunktionsgeräte spezialisiert hat.

 

Im Rahmen des im Vorfeld geschätzten Auftragswerts von 310.000 Euro musste eine europaweite Ausschreibung durchgeführt werden. Diese Wertermittlung setzt sich aus den Anschaffungskosten, den Installationskosten, den Wartungskosten, den Verbrauchskosten (z.B. Toner) und einer Betriebssoftware über die Laufzeit von 60 Monaten zusammen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit wurde im Vorfeld der Ausschreibung beschlossen, dass die Laufzeit der Multifunktionsgeräte von bisher 48 Monaten auf 60 Monate verlängert werden soll.

 

Bedarfsermittlung

Als Grundlage des Ausschreibungsverfahrens diente eine umfassende Bedarfsermittlung in Zusammenarbeit mit den Ämtern im Hause.

 

Aktuell werden 49 Multifunktionsgeräte im Landratsamt eingesetzt. Da das Forstamt jedoch zukünftig auf ein Gerät verzichten kann, erfolgte die Ausschreibung mit 48 Multifunktionsgeräten.

 

Die 48 Geräte wurden in zwei Leistungsklassen (Eigenschaften) eingeteilt:

Leistungsklasse	Format A3/A4	Farbe ja/nein	Finisher ja/nein	Druckgeschwindigkeit
1	A3	ja	nein	40 Seiten/ Minute
2	A3	ja	ja	60 Seiten/ Minute

 

Leistungsbeschreibung

Die Ausschreibung beinhaltete folgende Leistungen:

-       Lieferung der Geräte.

-       Montage und Installation der Geräte am vorgegebenen Standort.

 

-       Garantie und Leistungen zur Instandhaltung für die gelieferten Geräte (inkl. Vor-Ort-Service).

-       Wartung der Geräte.

-       Bereitstellung der Betriebslogistik und Verbrauchsmaterial für die Drucksysteme über die Laufzeit von 60 Monaten.

-       Bereitstellung einer Managementsoftware.

-       Bereitstellung einer Teststellung.

-       Einweisung des Bedienpersonals, sowie die Administratoren, an den Stellplätzen.

 

Auswertung der Angebote

Mit der Veröffentlichung am 03.04.2023 wurde das offene Verfahren zur Anmietung von Multifunktionsgeräten für den Main-Tauber-Kreis eröffnet. Zum Submissionstermin am 04.05.2023 haben vier Unternehmen ein Angebot eingereicht.

 

Eine Übersicht über die am 04.05.2023 fristgerecht eingegangenen Angebote sind in der Anlage „Angebotswertung Multifunktionsgeräte“ beigefügt.

 

Die Bieter sind bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist am 29.09.2023, an ihr jeweiliges Angebot gebunden.

 

Vergabevorschlag

Die Angebote wurden nach den folgenden Kriterien geprüft:

-       Vollständigkeitsprüfung und formale Prüfung

-       Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

-       Fachliche und technische Leistungsfähigkeit

-       Zuverlässigkeit

-       Feststellung der Eignung

 

Die Firma J.A. Hofmann Nachf. Maintal Bürofachmarkt, Würzburg, hat das günstigste und wirtschaftlichste Angebot abgegeben.

 

Neben dem Preis schnitt J.A. Hofmann Nachf. Maintal Bürofachmarkt auch bei den anderen Bewertungskriterien gut bis sehr gut ab (siehe Anlage Wertung.) Die Bewertungskriterien setzen sich im Einzelnen wie folgt zusammen:

 

 

 

 

Kriterium	Eingeflossene Merkmale
Technik	-       Geschwindigkeit Druck -       Geschwindigkeit Kopie -       Geschwindigkeit Scan
Teststellung	-       Behebung Papierstau -       Menüführung Benutzeroberfläche -       Tonerwechsel -       Qualität Druckergebnis -       Qualität Scanergebnis -       Qualität Kopierergebnis
Softwarelösung	-       Benutzerfreundlichkeit Fleet-Management -       Benutzerfreundlichkeit Systemadministration -       Benutzerfreundlichkeit Druck-folgt-Benutzer
Umwelt	-       Anfahrtsweg -       Haltbarkeit Tonerkartuschen -       Stromverbrauch -       Umweltsiegel

 

Insgesamt erfüllt die Fa. J.A. Hofmann Nachf. Maintal Bürofachmarkt die Anforderungen der Ausschreibung in vollem Umfang.

 

Die Verwaltung schlägt deshalb vor, der Fa. J.A. Hofmann Nachf. Maintal Bürofachmarkt den Zuschlag zu erteilen. Die Vergabesumme beträgt über den gesamten Zeitraum (2024 – 2028) insgesamt 331.086,80 Euro brutto (jährlich 66.217,36 Euro).

3. Finanzielle Auswirkungen

Die entsprechenden Haushaltsmittel müssen in den kommenden Haushaltsjahren von 2024 – 2028 in Höhe von jährlich 66.217,36 Euro veranschlagt werden.

 

 

4. Klimarelevanz

Einschätzung der Klimarelevanz:

Auswirkungen auf den Klimaschutz

positiv

keine

negativ

 

 

 

Verfasser/-in: Nicolas Scherer / Uwe Fischer

Bereich/Amt: Amt für Personal und Zentrale Dienste

Dezernatsleitung: Torsten Hauck  

Anlage: 1 (nicht öffentlich)